Gestión Administrativa

Como bien se menciona en el artículo 29 de La Ley, la administración puede estar a cargo de una persona física o jurídica. Será nombrado, removido y designado en sus facultades de acuerdo a lo que dicta el reglamento de administración del condominio. La asamblea de propietarios le corresponderá asignarle el salario a devengar y el período de su gestión. Su remoción podrá efectuarse en votación de mayoría simple.

Administración Externa.

Los servicios administrativos pueden ser contratados a una empresa dedicada a esta rama inmobiliaria (persona jurídica) en aquellos casos cuando, por motivos ajenos o de interés general del colectivo, o porque no se encuentre dentro de sus propietarios algún encargado de esta misión importantísima para el buen funcionamiento del condominio.

Origen y conceptos de la administración.

Su origen se remonta al inicio mismo de la historia de la civilización y de la vida del ser humano, convirtiéndose en un medio fundamental para el desarrollo de la condición gregaria y la vida en sociedad.

La teoría general de la administración es una disciplina que orienta el comportamiento del profesional en administración y del dirigente empresarial, donde lo que se busca es: enseñar, formar y desarrollar.

Los enfoques conceptuales de la administración varían, según la disciplina del conocimiento o el interés de la persona que hace el esfuerzo por definirla como:

• Proceso, consiste en planear, organizar, ejecutar y controlar,
• Desempeño, el desempeño para concebir y lograr los resultados deseados, por medio de esfuerzos humanos,
• Fuerza; es el motor que dirige un negocio y que es responsable de su éxito o fracaso,
• Logros; es alcanzar las metas mediante el recurso humano y la tecnología de hoy en día; es la PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN.

Aún tratándose de una organización como lo son los “condominios”, éste compromiso hay que tomarlo con la seriedad del caso. Como pequeña organización donde interactúan varias personas donde no siempre todos convergen en un mismo pensamiento organizacional; es necesario que el administrador u oficina administrativa elabore un presupuesto de operación para cada período donde se van a ejecutar las obras, inversiones y proyectos que los asambleístas aprobaron con anterioridad.

Fondo Económico de Contingencia.

Parte de la labor administrativa es, prevenir gastos imprevistos por medio de la creación de un fondo económico de contingencias. Éstos pueden ser utilizados para cubrir eventos de carácter estructural, de la salud, de proyectos futuros o para que la operación del condominio no ser vea interrumpida por el impago de los condóminos.
Una sana administración de recursos económicos es aquella donde las cuentas por cobrar "condóminos" relacionadas al aporte por gastos comunes, no presentan un índice mayor al 10% de los ingresos. Casi siempre hay atrasos por parte de algunos condóminos con las obligaciones que éste debe cumplir con el condominio. Previniendo estos acontecimientos, el administrador debe desarrollar estrategias para recaudar todos los ingresos posibles. Como por ejemplo: habilitar varias cuentas con el sistema bancario, que los condóminos tengan la oportunidad de pagar vía transferencia electrónica, depósito bancario, tarjeta de crédito; o simplemente, hacer el cobro directo a cada propietario en su residencia.

Redes de Apoyo.

Establecer grupos o redes de apoyo para emergencias de tipo emocional, económicos o de la salud; son importantes en esta comunidad organizada. Hay situaciones o crisis personales que se manejan mejor en pequeños círculos integrados por vecinos más cercanos. Estos mismos grupos, pueden establecer para sí mismo fondos económicos privados para afrontar eventos imprevistos entre ellos; como también, casi siempre dentro de la comunidad conviven un cierto número de profesionales que pueden aportar sus conocimientos de una forma gratuita o de bajo costo.

Por otro lado, la misma administración puede contratar asesorías y capacitaciones para aquellos condóminos que deseen conformar un grupo de primeros auxilios estructurales o prevención contra incendios, terremotos, huracanes, etc.